Pflegegrad beantragen: Ablauf, Fristen und Unterlagen

Der Antrag geht formlos an die Pflegekasse, die binnen 25 Arbeitstagen entscheiden muss. Wie der Ablauf aussieht, welche Unterlagen helfen und warum der Zeitpunkt 2027 zählen kann.

Von Redaktion 17. Oktober 2026 9 Minuten Lesezeit

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Hand mit Stift kreuzt Kästchen auf einem Formular mit Ankreuzfeldern an. — Foto: andibreit / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Ein Pflegegrad wird bei der Pflegekasse beantragt, die zur Krankenkasse der pflegebedürftigen Person gehört. Der Antrag ist formlos, ein Anruf oder ein kurzer Brief genügt, und die Kasse muss nach dem Eingang innerhalb von 25 Arbeitstagen schriftlich entscheiden. Wer den Pflegegrad beantragen möchte, sollte den Antrag zügig stellen, denn Leistungen werden ab dem Tag der Antragstellung gezahlt.

Die Höhe der einzelnen Leistungen, der Widerspruch gegen einen Bescheid und die Pflegehilfsmittel sind eigene Themen und werden hier nur gestreift.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen auf Grundlage veröffentlichter Quellen und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Bei Unklarheiten helfen die Pflegekasse, ein Pflegestützpunkt oder eine Sozialberatung vor Ort.

Antrag stellen: formlos, telefonisch oder online

Nach Angaben von pflegeberatung.de ist der Antrag auf einen Pflegegrad formlos möglich, also per Brief oder per Anruf bei der Pflegekasse. Ein bestimmtes Formular ist für den Start nicht nötig.

Wichtig ist der Stichtag. Leistungen werden gegebenenfalls rückwirkend ab Antragstellung gezahlt, deshalb empfehlen die Quellen die Schriftform oder zumindest eine Eingangsbestätigung. Wer anruft, kann sich den Anruf schriftlich bestätigen lassen oder den Antrag kurz per Brief oder E-Mail nachreichen. Das Datum auf der Bestätigung belegt später, ab wann der Anspruch gilt.

Ein Muster für einen kurzen Brief genügt sinngemäß so: Name, Geburtsdatum, Versichertennummer und der Satz „Hiermit beantrage ich Leistungen der Pflegeversicherung und die Feststellung eines Pflegegrades“. Ort, Datum und Unterschrift ergänzen, eine Kopie aufbewahren.

Zum Begriff: Die frühere „Pflegestufe“ gibt es seit 2017 nicht mehr. Seitdem gelten fünf Pflegegrade. Wer nach „Pflegestufe beantragen“ sucht, meint heute den Antrag auf einen Pflegegrad.

Was vorbereitet werden sollte

Checkliste: acht Unterlagen

Der Antrag selbst wird auch ohne Anlagen bearbeitet. Je besser jedoch die Lage dokumentiert ist, desto zutreffender fällt die spätere Begutachtung aus. Die folgende Liste fasst zusammen, was sich vorab bereitlegen lässt:

Versichertennummer und Versichertenkarte der pflegebedürftigen Person
aktuelle Arztberichte und Diagnosen
aktueller Medikamentenplan
Entlassbericht, falls kürzlich ein Krankenhaus- oder Reha-Aufenthalt stattfand
Vollmacht, wenn eine andere Person den Antrag stellt oder begleitet
Pflegetagebuch über mindestens ein bis zwei Wochen
Liste der vorhandenen Hilfsmittel (Rollator, Pflegebett, Badewannenlifter und Ähnliches)
Eingangsbestätigung der Pflegekasse für den Antrag

Das Pflegetagebuch

Im Pflegetagebuch wird festgehalten, wobei Hilfe nötig ist, wie oft und wie lange. Beispiele: Aufstehen und Anziehen, Waschen, Zubereitung und Einnahme von Mahlzeiten, Toilettengänge, Medikamente, Wege außer Haus, nächtliche Unruhe. Auch Zeiten, in denen jemand lediglich anwesend sein muss, weil Selbstgefährdung droht, gehören hinein.

Das Tagebuch ersetzt kein Gutachten, es hilft aber, beim Termin nichts zu vergessen. Gerade bei schleichend zunehmendem Hilfebedarf neigen Betroffene dazu, ihre Einschränkungen im Gespräch herunterzuspielen. Notizen aus dem Alltag geben dem Gespräch eine Grundlage.

Die Begutachtung: sechs Module und Punkte

Nach dem Antrag beauftragt die Kasse den Medizinischen Dienst (MD) mit der Begutachtung.

Die Einschätzung erfolgt in sechs Modulen. Nach pflege.de und pflege-betreuer.de fließen sie mit folgenden Gewichten in die Gesamtpunktzahl ein:

Modul	Gewicht
Mobilität	10 %
Modul 2 oder Modul 3 (nur das höher gewichtete zählt)	15 %
Selbstversorgung	40 %
Umgang mit krankheitsbedingten Anforderungen	20 %
Gestaltung des Alltagslebens und soziale Kontakte	15 %

Aus den gewichteten Werten ergibt sich eine Gesamtpunktzahl bis 100. Nach Angaben der Knappschaft gelten derzeit folgende Schwellen:

Pflegegrad	Gesamtpunkte
Pflegegrad 1	ab 12,5 Punkte
Pflegegrad 2	ab 27 bis unter 47,5 Punkte
Pflegegrad 3	ab 47,5 Punkte
Pflegegrad 4	ab 70 Punkte
Pflegegrad 5	ab 90 Punkte

Was beim Begutachtungstermin zu beachten ist

Die Frage, was „gesagt werden muss“ oder „nicht gesagt werden darf“, führt in die Irre. Maßgeblich ist der tatsächliche Alltag, und zwar an schlechten Tagen genauso wie an guten. Hilfreich ist es, wenn eine Person dabei ist, die den Alltag kennt. Sie kann ergänzen, was die betroffene Person aus Scham oder Gewohnheit auslässt.

Typische Stolperstellen sind eher menschlich als taktisch: Wer für den Termin besonders fit auftritt, vermittelt ein Bild, das mit dem Alltag nicht übereinstimmt. Wer dagegen übertreibt, riskiert Widersprüche zu den Unterlagen. Das Pflegetagebuch und die Arztberichte sorgen für eine nüchterne, nachvollziehbare Darstellung.

Wie viel der Unterschied zwischen zwei Graden ausmacht, zeigt eine Rechnung zum Pflegegeld: Zwischen Pflegegrad 2 (347 Euro) und Pflegegrad 3 (599 Euro) liegen 252 Euro im Monat, also 3.024 Euro im Jahr. Eine zu niedrige Einstufung kann also spürbar kosten. Gegen einen zu niedrigen Bescheid ist ein Widerspruch möglich.

Fristen: 25 Arbeitstage und 70 Euro je Woche

Die Regelfrist

Die Pflegekasse muss nach Angaben von VdK und pflegeberatung.de innerhalb von 25 Arbeitstagen nach Antragseingang schriftlich entscheiden. Die Regelung steht im Kern in § 18c SGB XI, früher zählte sie § 18 Abs. 3b. Samstage, Sonntage und Feiertage zählen nicht mit, die Frist entspricht etwa fünf Wochen.

Die Umrechnung in ein Datum lässt sich einfach nachvollziehen: Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit. Fünf volle Arbeitswochen ergeben 25 Arbeitstage.

Antragseingang	Stichtag (ohne Feiertag)	Ablauf
Montag, 5. Oktober	Montag, 9. November	5 Wochen
Mittwoch, 7. Oktober	Mittwoch, 11. November	5 Wochen
Freitag, 9. Oktober	Freitag, 13. November	5 Wochen

Die Beispiele gehen davon aus, dass in den fünf Wochen kein gesetzlicher Feiertag liegt. Fällt einer dazwischen, verschiebt sich der Stichtag um einen Arbeitstag nach hinten. Als Faustregel gilt: Antragsdatum plus fünf Wochen, bei Feiertagen entsprechend später.

Verkürzte Fristen

In dringenden Fällen gilt eine kürzere Frist. Nach pflegekompass.de und pflegeberatung.de (§ 18a Abs. 5 und 6 SGB XI) muss die Begutachtung erfolgen:

binnen 5 Arbeitstagen, wenn sich die Person im Krankenhaus oder in der Reha befindet, im Hospiz lebt oder ambulant palliativ versorgt wird und die Versorgung danach gesichert werden muss
binnen 10 Arbeitstagen, wenn Pflegezeit oder Familienpflegezeit gegenüber dem Arbeitgeber angekündigt wurde

Bei einer Krankenhausentlassung lohnt es sich deshalb, den Antrag möglichst früh zu stellen und den Sozialdienst der Klinik einzubinden.

70 Euro je begonnener Woche

Hält die Kasse die Frist aus Gründen nicht ein, die sie zu vertreten hat, muss sie nach gegen-hartz.de und VdK (§ 18c Abs. 5 SGB XI) für jede begonnene Woche 70 Euro zahlen. Beispiel: Kommt der Bescheid neun Kalendertage nach Fristablauf, sind zwei Wochen begonnen, das macht 140 Euro. Bei drei verspäteten Wochen sind es 210 Euro.

Verzug nach Fristende	Begonnene Wochen	Betrag
1 bis 7 Tage	1	70 €
8 bis 14 Tage (z. B. 9 Tage)	2	140 €
15 bis 21 Tage	3	210 €

Der Anspruch entfällt nach grossvater.de, wenn die Kasse die Verzögerung nicht zu vertreten hat, oder wenn die Person bereits vollstationär mit mindestens Pflegegrad 2 versorgt wird. Im Zweifel sollte bei der Kasse oder einer Beratungsstelle nachgefragt werden.

Zum Nachweis der Frist dient die Eingangsbestätigung. Fehlt sie, kann das Datum des Anrufs oder des Posteingangs strittig werden. Deshalb: Antrag möglichst schriftlich stellen, Kopie behalten, Bestätigung anfordern.

Zeitleiste vom Antrag bis zur Widerspruchsfrist

Tag 0: Antrag bei der Pflegekasse, Eingangsbestätigung sichern
Wenige Tage später: Formulare der Kasse ausfüllen und zurücksenden
In den folgenden Wochen: Terminankündigung des Medizinischen Dienstes und Begutachtung im Alltag
Spätestens nach 25 Arbeitstagen: schriftlicher Bescheid der Kasse
Nach Zugang des Bescheids: ein Monat für einen Widerspruch

Zur Widerspruchsfrist: Nach pflegeabc.de und pflegewaechter.de beträgt sie einen Monat ab Zugang des Bescheids. Ein formloser Widerspruch genügt zur Fristwahrung, die Begründung kann nachgereicht werden. Diese Frist beruht auf der allgemeinen Regel des Sozialgerichtsgesetzes. Ungenau ist deshalb die oft zu lesende Angabe „vier Wochen“. Die Einzelheiten behandelt der Beitrag zum Widerspruch.

Was Angehörige tun dürfen

Der Antrag muss nicht von der pflegebedürftigen Person selbst gestellt werden. In der Praxis kommen vor allem diese Wege infrage:

Mit Vollmacht: Angehörige oder andere Vertrauenspersonen können den Antrag stellen und den Kontakt zur Kasse führen. Die Vollmacht gehört bei Schriftverkehr als Anlage dazu (Punkt fünf der Checkliste).
Gesetzliche Betreuer: Auch wer rechtlich als Betreuer bestellt ist, kann für die betreute Person handeln; die Pflegekasse klärt, welche Nachweise sie dafür braucht.
Telefonisch und schriftlich: Die Kasse nimmt auch einen Anruf als Antrag entgegen. Für den Beleg bleibt die schriftliche Bestätigung sinnvoll.
Beratung und Begleitung: Beim Begutachtungstermin darf eine Vertrauensperson anwesend sein und ergänzen, was im Alltag auffällt.

Ob ein Hausarzt oder ein Sozialdienst den Antrag selbst stellen darf, ist nicht abschließend geklärt; sicher ist, dass der Antrag formlos bei der Pflegekasse eingeht und Ärzte oder Sozialdienste bei der Antragstellung unterstützen können. Bei Unsicherheit klärt die Pflegekasse am Telefon, welche Form sie verlangt.

Reform 2027: Warum der Zeitpunkt zählen kann

Das Bundeskabinett hat am 30.09.2026 den Entwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG) beschlossen. Er ist noch kein geltendes Recht, der Start ist für den 01.01.2027 vorgesehen. Bundestag und Bundesrat sollen nach Angaben der Quellen bis zum 18.12.2026 entscheiden.

Nach dem Entwurf (pflegeklartext.de, halpy.de) würden die Punkteschwellen steigen. Zusätzlich ist eine strengere Umrechnungstabelle vorgesehen. Pflegegrad 4 und 5 blieben unverändert.

Pflegegrad	Heute	Entwurf ab 2027
Pflegegrad 1	ab 12,5 Punkte	ab 15 Punkte
Pflegegrad 2	ab 27 Punkte	ab 30 Punkte
Pflegegrad 3	ab 47,5 Punkte	ab 50 Punkte

Für bestehende Pflegegrade ist laut deutscherpflegebeistand.de und halpy.de ein Bestandsschutz geplant: Ein vorhandener Pflegegrad soll nicht allein wegen der angehobenen Schwellen verloren gehen (§ 142b Abs. 2 SGB XI-E). Bei den Leistungen sieht der Entwurf unter anderem ein Entlastungsbudget von 380 Euro statt 347 Euro Pflegegeld bei Pflegegrad 2 vor (plus 33 Euro im Monat, 396 Euro im Jahr) und den Wegfall des Entlastungsbetrags von 131 Euro für Pflegegrad 1.

Alle Angaben zum PNOG beziehen sich auf einen Entwurf, und der Gesetzgeber kann Änderungen vornehmen. Für Antragsteller folgt daraus eine nüchterne Überlegung: Wer ohnehin Hilfebedarf hat, sollte nicht auf Klarheit über die Reform warten, denn Leistungen gelten ab Antragstellung, und ein bestehender Pflegegrad soll nach dem Entwurf geschützt sein. Eine Beratung durch die Pflegekasse oder einen Pflegestützpunkt hilft, die Lage im Einzelfall einzuordnen.

Häufige Fragen

Was wird gebraucht, um einen Pflegegrad zu beantragen?

Für den Antrag genügen Name, Geburtsdatum und Versichertennummer. Arztberichte, Medikamentenplan, Pflegetagebuch und weitere Unterlagen aus der Checkliste erleichtern die Begutachtung, sind aber keine Voraussetzung für den Antragseingang.

Wie lange dauert es bis zum Bescheid?

Die Kasse muss binnen 25 Arbeitstagen nach Antragseingang schriftlich entscheiden, das sind etwa fünf Wochen. Bei Krankenhaus, Reha, Hospiz oder ambulanter Palliativversorgung gilt für die Begutachtung eine Frist von 5 Arbeitstagen, bei angekündigter Pflegezeit oder Familienpflegezeit von 10 Arbeitstagen.

Was gilt für den Pflegegrad 1?

Pflegegrad 1 setzt nach der heutigen Punktetabelle mindestens 12,5 Gesamtpunkte voraus. Ein bestimmter Satz, der gesagt werden müsste, existiert nicht. Entscheidend ist die tatsächliche Selbstständigkeit in den sechs Modulen. Pflegegrad 1 bringt kein Pflegegeld, wohl aber den Entlastungsbetrag von 131 Euro im Monat (nach heutigem Stand) und den Anspruch auf Pflegehilfsmittel zum Verbrauch.

Ab wann werden Leistungen gezahlt?

Leistungen werden gegebenenfalls rückwirkend ab Antragstellung gezahlt. Das Datum der Antragstellung entscheidet also über den Beginn des Anspruchs. Wegen der Nachzahlung lohnt sich ein früher, dokumentierter Antrag, auch wenn der Gutachtertermin erst später stattfindet.

Was ist, wenn der Bescheid zu niedrig ausfällt?

Ein Widerspruch wahrt das ursprüngliche Antragsdatum. Ein Neuantrag ist jederzeit möglich, verschiebt aber das Datum. Frist, Begründung und Ablauf sind im eigenen Beitrag zum Widerspruch beschrieben.

Fazit

Der Weg zum Pflegegrad beginnt mit einem formlosen Antrag bei der Pflegekasse, am besten schriftlich und mit Eingangsbestätigung, denn das Datum sichert die Leistungen und startet die 25-Arbeitstage-Frist. Wer in dieser Zeit Pflegetagebuch, Arztberichte und Medikamentenplan bereitlegt, erleichtert dem Medizinischen Dienst eine zutreffende Einschätzung. Angehörige können mit Vollmacht handeln und beim Termin ergänzen, was im Alltag auffällt. Bei Verzug, den die Kasse zu vertreten hat, sind 70 Euro je begonnener Woche fällig, bei einem zu niedrigen Bescheid ist ein Monat Zeit für den Widerspruch. Die geplante Reform 2027 ist ein zusätzlicher Grund, bei erkennbarem Hilfebedarf nicht abzuwarten, bleibt aber bis zur Verabschiedung ein Entwurf.

Quellen

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